Projektmanagement Tools im Vergleich: Jira, Redmine, Easy Redmine und OpenProject

Wenn es darum geht das Team bei der Koordination von Aufgaben, langfristigen Projekten und Zielen zu unterstützen, ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software obligatorisch. Nur so lassen sich einzelne Planungsschritte und Aufgaben transparent abbilden und Projekte organisieren, ohne den Überblick über den jeweiligen Status zu verlieren, Problemen rechtzeitig entgegenzuwirken und letztendlich auch Deadlines einzuhalten.

Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Manche sind kostenlos und bieten durchaus brauchbare Features zur Zeiterfassung, Reporting und Teamkoordination. Viele dieser Tools sind Open Source und leben vor allem von der Community, die diese Tools verwalten, weiterentwickeln und Support leisten. Je nach Anforderung und Budget ist es aber ratsam eine professionelle Projektmanagement-Lösung zu wählen, die nicht nur auf die eigenen Bedürfnisse und Prozesse angepasst werden kann. Vielmehr ist auch ein verlässlicher Support wichtig, der bei Fragen und Problemen sofort erreichbar ist und weiterhelfen kann, um den laufenden Betrieb nicht für unbestimmte Zeit unterbrechen zu müssen.

Zudem sollten die eigenen Anforderungen mit den Features der Software abgeglichen werden, da nicht jede Lösung für jede Branche gleich gut geeignet ist.

• Sollen agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban unterstützt werden?
• Auf welchen Geräten und Plattformen kommt die Software zum Einsatz?
• Stehen eigene Ressourcen und Skills zur Einrichtung und Anpassung der Lösung zur Verfügung?
• Müssen Daten aus einem anderen Tool migriert werden?
• Wie viel Wert wird auf eine ansprechende Optik und intuitive Bedienung gelegt?

Um Ihnen die Suche nach der richtigen Projektmanagement Software zu erleichtern, haben wir drei beliebten Tool miteinander verglichen: Jira, Redmine, Easy Redmine und OpenProject.

Jira Software

Jira Software aus dem Hause Atlassian gehört sicherlich zu den populärsten Projektmanagement-Tools für agile Softwareentwicklung. Wird von „Jira” gesprochen, meint es in der Regel Jira Software, wobei Atlassian mit Jira Align, Jira Work Management und Jira Service Management noch weitere Tools anbietet, die sich für diverse Anwendungsfälle eignen und jeweils einen anderen Schwerpunkt setzen.

Fokus auf agile Softwareentwicklung

Mit Jira Software sind agilen Teams keine Grenzen gesetzt. Egal ob Kanban Boards oder die Planung von Scrum Sprints – Jira bietet alle Tools, um vor allem das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung zu unterstützen. Die hohe individuelle Konfigurierbarkeit erlaubt es Dashboards, Workflows, aber auch einzelne Felder anzupassen und so auf die jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse auszurichten. Features wie Roadmaps und die verschiedenen Berichtsarten helfen bei der gezielten Planung der Sprints und kommender Aufgaben. Dazu stehen im Marketplace noch weitere Plugins und Erweiterungen oder Tools aus dem Atlassian Stack wie Confluence und Bitbucket als Integration zur Verfügung. Ein Branch kann so aus einem Jira-Vorgang heraus erstellt oder der Issue Key in einen beliebigen Commit oder Pull-Request in Bitbucket eingebunden werden. Hierdurch entsteht nicht nur eine Verknüpfung zwischen dem Code und dem Ticket, vielmehr kann der Entwicklungsstatus in Jira eingesehen werden. Grundsätzlich kann jeder Schritt eines Projekts getrackt werden. Automatisierungsfunktionen, die selber definiert werden können, helfen bei der Optimierung der Prozesse.

Umfangreich und komplex, on-premises für große Unternehmen

Jira ist eine sehr umfangreiche und mächtige Projektmanagement-Software. Dies bringt selbstverständlich nicht nur Vorteile mit sich. Gerade ungeübten Nutzer:innen fällt der Einstieg sehr schwer, da man sich leicht im Tool und in den zahlreichen Funktionen verlieren kann. Dementsprechend bedarf es auch eines intensiven Onboarding-Prozesses, wenn neue Mitarbeitende zum Projekt dazustoßen. Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt werden. Optimalerweise befindet sich neben einem Agile Coach oder eine Scrum Master:in auch eine Atlassian Expert:in im Team, um die Administration von Jira zu übernehmen und die Prozesse im Blick zu behalten. Zudem ist die Migration aus anderen Projektmanagement Systemen zu Jira komplex.

Atlassian bietet Jira Software in vier verschiedenen Preismodellen an. In der Cloud können bis zu 10 Benutzer:innen kostenlos mit dem Tool arbeiten, müssen dabei aber auf Funktionen wie Kapazitätsplanung und Projektarchivierung verzichten. Diese gibt es erst im Premium-Modell. Wer nicht das Cloud-Angebot nutzen möchte muss die Jira Data Center Variante nutzen, die jedoch auf die Nutzung von großen Unternehmen ausgelegt ist.

Fazit Jira

Jira Software bietet zahlreiche Funktionen für das agile Projektmanagement und speziell für Teams in der Softwareentwicklung. Mit Features wie Roadmaps, Scrum und Kanban Boards und den zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten lassen sich Aufgaben effizient verteilen und umsetzen. Dabei ist jedoch das hohe Komplexitätslevel der Software zu beachten, was vor allem ungeübte Nutzer:innen vor große Herausforderungen stellt und einen schnellen Start schwierig gestaltet. Auch können die hohen Kosten der Data Center Variante ein Ausschlusskriterium sein, wenn die Nutzung in der Cloud aufgrund von gesetzlichen, geschäftlichen oder sicherheitstechnischen Gründen nicht möglich ist.

Redmine

Redmine ist eine flexible und kostenlose Open-Source-Webanwendung und wurde auf dem Ruby on Rails Framework geschrieben. Sie ist plattform- und datenbankübergreifend verfügbar und ihre Benutzeroberfläche ist in rund 50 Sprachen übersetzt. Redmine kann flexibel bereitgestellt und so zum Beispiel auf dem eigenen Webserver oder extern als Software-as-a-Service gehostet werden.

Dass Redmine vor allem für die Prozesse der Softwareentwicklung geschaffen wurde, ist sehr schnell zu erkennen. So benötigt es zur Installation des Tools durchaus erfahrene Entwickler:innen, die sich zum Beispiel mit Debian, MySQL und Apache auskennen. Auch ist Redmine sehr simpel und textbasiert aufgebaut, was je nach Branche mehr oder weniger als ansprechend empfunden wird. Zu den Hauptfeatures des Tools gehören vor allem ein Issue-Tracking-System, ein Wiki und Diskussionsforum, der Zugriff auf Versionsverwaltungssysteme und Repositories, aber auch die Mandantenfähigkeit und Berechtigungssystem. Redmine kann so beispielsweise zur Benutzer- und Projektverwaltung, für Diskussionsforen, zur Ticketverwaltung, aber auch zur Dokumentenablage genutzt werden.

Open Source, Community, aber kein professioneller Support

Da die Software Open Source ist und eine große Community und Nutzerschaft besitzt, stehen auch viele Plugins und Erweiterungen zur Verfügung, durch die Redmine um wichtige Features ergänzen werden kann. Über Themes kann zudem auch die Optik auf die eigenen Bedürfnisse und Vorlieben angepasst werden. Gerade dieser Punkt gehört zu den größten Stärken der Software: Redmine bietet dem User viele Freiheiten und kann somit auch zur Verwaltung des Projektmanagements außerhalb der Softwareentwicklung verwendet werden – vorausgesetzt man ist selber dazu fähig und besitzt Kenntnisse im Ruby on Rails Framework. Wenn nicht, muss ein Fachmann beauftragt werden, der die Installation, Anpassung und Administration des Tools übernimmt. Auch hier kann es zu Problemen kommen. Dennoch kann durch den Einsatz von Plugins und Add-Ons sogar ein agiles Projektmanagement unterstützt werden.

Während professionelle Software-Hersteller einen Support anbieten, ist man bei Redmine auf die Hilfe der Community angewiesen, die einem zwar unentgeltlich, aber dafür aber auch nicht verbindlich und zuverlässig hilft. Im schlimmsten Falle kann ein Problem mehrere Tage bestehen bis ein Lösungsansatz gefunden werden kann. Auch in Sachen Dokumentation weist das Tool Schwächen auf. Beispielsweise ist der „Five-Step Getting Started”-Guide unvollständig und nennt bei den Schritten drei bis fünf nur „TBD” („to be defined”). Zudem gibt es keine Mobile Apps oder Widgets zur automatischen Zeiterfassung.

Fazit Redmine

Redmine zeigt vor allem dann seine Stärken, wenn es auf die eigenen Bedürfnisse und Prozesse angepasst wird. Voraussetzung hierfür sind allerdings vorhandene Kenntnisse im Team, ansonsten müssen diese extern erworben werden. Dafür ist das Tool allerdings kostenlos. Gerade in der Softwareentwicklung kann Redmine ein großer Mehrwert für das Projektmanagement sein, wenn es für Issue Tracking, Bugs und die Koordination mehrerer Projekte verwendet wird. Das schließt andere Branchen nicht aus, bedarf aber eben weiterer Anpassungen, die Dank Open Source auch vorgenommen werden können. Allerdings kann Redmine nicht in Sachen Interface und Support punkten, was je nach Einsatzort schwer wiegen kann.

Easy Redmine

Easy Redmine ist ein Open Source Upgrade für Redmine und erweitert dieses um viele wichtige Plugins und Features für das klassische und agile Projektmanagement. Dazu zählen Gantt Charts zur Visualisierung von Projektaufgaben, ein schneller Projektplaner für Ad-hoc-Projekte, Time Tracking zur manuellen und automatischen Zeiterfassung, aber auch verschiedene Dashboards zur Darstellung bestimmter Kennzahlen. Ebenfalls vorhanden sind agile Werkzeuge wie Scrum und Kanban Boards, sowie ein Help Desk zur Ticketverwaltung von Kund:innen.

Projekt-, Finanz- und Ressourcenmanagement an einem Ort

Easy Redmine kann flexibel als Projektmanagement-Tool in der Softwareentwicklung genutzt werden. Allerdings bietet es durch Module auch Funktionen zum Finanz- und Ressourcenmanagement, wodurch zum Beispiel auch die Personalplanung, Reisekosten, Anwesenheiten und Projektbudgets koordiniert werden können. Das B2B CRM-Tool wiederum hilft beim Lead-, Account- und Partner-Management und ist deswegen auch für Sales Manager interessant.

Bei weltweit mehr als 3500 Unternehmen und über 300.000 Usern ist Easy Redmine im Einsatz. Das Tool kann sowohl in der Cloud als auch on-premises, also auf dem eigenen Server genutzt werden. Auch für Easy Redmine gibt es vier Preismodelle für die Cloud-Version und fängt bei 5,90€ (Essentials) je User pro Monat an. Die vollen Funktionalitäten erhalten User in der Plattform-Variante für 23,90€ pro Monat. Eine Enterprise-Version mit weiteren Services, sowie die Serverlizenz gibt es auf Anfrage. Easy Redmine ist grundsätzlich mit jeder Redmine Version kompatibel, weswegen ein Upgrade problemlos möglich ist. Außerdem bietet es verschiedene Integrationen und Migrationsmöglichkeiten aus Microsoft Project und Excel, Jira oder Asana.

Wie auch bei anderen Projektmanagement-Tools müssen sich ungeübte User auch hier erst zurecht finden, was eine gewisse Einarbeitungszeit voraussetzt. Entsprechend sind Schulungen zum Tool empfehlenswert, um das volle Potential der Software auszunutzen. Zudem unterscheidet sich das grafische Interface stark von der Redmine Oberfläche. Wer also lange mit Redmine gearbeitet hat, wird sich hier ebenfalls umstellen müssen.

Fazit Easy Redmine

Easy Redmine ist ein praktisches Upgrade zu Redmine. Hierdurch erhalten User nicht nur einige wichtige Projektmanagement-Features, sondern auch ein modernes Interface, das die Usability und User Experience im Vergleich zu Redmine erhöht. Mit seinen zahlreichen Funktionen vereint Easy Redmine agiles Projektmanagement, aber auch Sales Prozesse, Finanz- und Ressourcenmanagement in einem Tool. Allerdings werden ungeübte Nutzer:innen aufgrund der Fülle an Möglichkeiten zunächst Einarbeitungszeit und gegebenenfalls auch Schulungen benötigen.

OpenProject

OpenProject ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool, das 2012 als Fork von Redmine entstanden ist. Gründe für die „Abspaltung” von Redmine waren unterschiedliche Vorstellungen im Hinblick auf Sicherheits- und Hochlast-Anforderungen, die nicht in Form von Plugins in Redmine umgesetzt werden konnten. Diese Prioritäten sind auch heute noch in OpenProject gut sichtbar. Das Tool legt einen starken Fokus auf Sicherheit und eine gute Übersicht für die User, selbst bei einer großen Zahl an Projekten.

Open Source, Sicherheit und Enterprise Features

OpenProject bietet alle üblichen Projektmanagement-Funktionen wie Projektplanung, Aufgabenverwaltung, Agile Boards, Zeiterfassung und mehr. Diese Basic-Funktionen sind in der kostenlosen Community Edition verfügbar. Die kostenpflichtige Enterprise Edition bietet neben professionellem Support und Sicherheits-Features zusätzliche Features, die besonders für größere Organisationen hilfreich sind. Dazu gehören individuelle Workflows, erweiterte Möglichkeiten zum Teilen von Inhalten, Formulare für Arbeitspakete und mehr.

Die kostenlose Community Edition kann ausschließlich on-premises betrieben werden. Für die Enterprise Edition bietet der Hersteller auch eine Cloud an. Beim Pricing für die Enterprise Edition ist der Support der Unterschiedsfaktor. Alle Enterprise Funktionen sind ab der günstigsten Preisstufe verfügbar. Für zusätzliche Support-Features muss mehr bezahlt werden. Die Kosten für on-premises und Cloud sind die gleichen.

Fazit OpenProject

OpenProject ist ein modernes Projektmanagement-Tool, das besonders mit seinen Enterprise-Funktionen und Supportangeboten auf größere Unternehmen ausgelegt ist. Aber auch in seiner Community Edition ist es ein sehr gutes Tool für Unternehmen jeder Größe. Der starke Fokus auf Sicherheit ist ein Alleinstellungsmerkmal.